Die Wahl der richtigen Microsoft 365-Lizenz ist entscheidend, um Kosten zu optimieren und gleichzeitig IT-Sicherheit und Produktivität im Unternehmen zu maximieren. Ähnlich wie bei der Vielzahl an Funktionen in Microsoft Teams und Office fällt es vielen Unternehmen schwer, die passenden Pläne für ihre Mitarbeitenden auszuwählen. Microsoft bietet eine breite Auswahl an Business- und Enterprise-Lizenzen, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse von kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen zugeschnitten sind. Ein gezielter Vergleich der Lizenzpläne und eine strategische Auswahl und Verteilung der Lizenzen kann jedoch erhebliche Kosteneinsparungen erzielen und den Microsoft Secure Score, der die Sicherheitslage in Microsoft 365 bewertet, deutlich verbessern.
Die wichtigsten Microsoft 365-Lizenzoptionen im Überblick
Microsoft 365 bietet im Business-Bereich drei Hauptoptionen, die für verschiedene Anforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen ausgelegt sind:
- Microsoft 365 Business Basic: Diese kostengünstige Einstiegsoption enthält Cloud-Tools wie Teams, Exchange und OneDrive, jedoch nur die Web- und mobilen Versionen der Office-Apps.
- Microsoft 365 Business Standard: Diese Lizenz bietet zusätzlich die Desktop-Versionen der Office-Anwendungen und ist ideal für Unternehmen, die auf lokal installierte Apps setzen.
- Microsoft 365 Business Premium: Mit zusätzlichen Sicherheits- und Verwaltungstools bietet diese Option erweiterte Sicherheitsmaßnahmen und richtet sich an Unternehmen mit höheren Sicherheits- und Compliance-Anforderungen.
Für Unternehmen mit komplexeren Strukturen und höheren Sicherheitsanforderungen sind die Enterprise-Lizenzen wie E3 und E5 geeignet, die über zusätzliche Compliance- und Sicherheitsfunktionen verfügen.
Welche Lizenz passt zu welchem Unternehmen?
Die Wahl der passenden Lizenz hängt stark von den spezifischen Anforderungen und der IT-Sicherheitsstrategie eines Unternehmens ab. Ein gezielter Vergleich der Microsoft 365-Lizenzpläne zeigt, welche Optionen sich am besten für die Nutzung bestimmter Anwendungen und Dienste eignen. Hier ein paar Kriterien zur Orientierung:
- Kollaboration und Cloud-Anwendungen: Für Unternehmen, die ausschließlich in der Cloud arbeiten und keine installierten Office-Anwendungen benötigen, ist Microsoft 365 Business Basic oft ausreichend. Teams, Outlook, OneDrive und SharePoint stehen hier vollumfänglich zur Verfügung und decken die wesentlichen Kommunikations- und Kollaborationsbedürfnisse für einfache Anwendungsfälle ab. Diese Lizenz eignet sich für Benutzer, die vorwiegend online arbeiten und weniger Speicher und Software-Installationen auf lokalen Geräten benötigen.
- Produktivitätssteigerung durch Desktop-Apps: Unternehmen, die auf Desktop-Anwendungen setzen, finden in Microsoft 365 Business Standard das ideale Modell. Es erlaubt die Installation von Office-Programmen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook auf lokalen Geräten und unterstützt Teams, deren Workflows auf lokale Anwendungen ausgelegt sind. Für Teams, die oft offline arbeiten oder leistungsstarke Office-Programme benötigen, ist diese Lizenz eine zuverlässige Lösung. Die Nutzer erhalten Zugriff auf mehr Speicher und können ihre Dateien flexibel über OneDrive und SharePoint in der Cloud speichern und teilen.
- Erhöhte Sicherheitsanforderungen: Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten oder strenge Compliance-Richtlinien einhalten müssen, profitieren von den zusätzlichen Sicherheitsfeatures in Microsoft 365 Business Premium. Neben den Anwendungen und Diensten der Standard-Lizenz bietet Business Premium Funktionen wie Advanced Threat Protection, Intune (für Mobile Device Management), Conditional Access und erweiterte Schutzmaßnahmen für Dateien und Benutzer. Diese Software- und Sicherheitsdienste minimieren die Gefahr von Datenlecks und bieten insbesondere für Unternehmen mit strengen Datenschutzrichtlinien einen erheblichen Mehrwert.
Diese Microsoft 365-Abonnement-Modelle erlauben eine individuelle Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens, sodass alle Benutzer die Produkte und Dienste optimal nutzen können. Der Vergleich der Pläne ermöglicht so eine präzise Lizenzwahl, die alle Anforderungen an Software, Speicher, Sicherheit und Kollaboration abdeckt.
Noch Fragen?
Als Microsoft Solutions Partner helfen wir Ihnen gerne weiter, die richtige Entscheidung in Bezug auf Microsoft 365 für Ihr Unternehmen zu treffen.
Welche Lizenz eignet sich für kleine Unternehmen?
Kleine Unternehmen mit begrenztem Budget und weniger komplexen IT-Bedürfnissen profitieren von der Microsoft 365 Business Basic-Lizenz. Sie bietet Zugriff auf alle wichtigen cloudbasierten Tools wie Teams, Exchange und OneDrive und eignet sich ideal für kleine Teams, die primär in der Cloud arbeiten und auf Online-Zusammenarbeit setzen. Wenn jedoch auch lokale Office-Anwendungen wie Word und Excel regelmäßig benötigt werden, bietet sich die Business-Standard-Lizenz an. Sie stellt die Desktop-Versionen bereit, ohne die IT-Kosten unverhältnismäßig zu erhöhen.
Welche Lizenz eignet sich für mittelständische Unternehmen?
Mittelständische Unternehmen, die verstärkt digital arbeiten und auf eine zuverlässige Infrastruktur setzen, finden in der Microsoft 365 Business Standard-Lizenz eine ausgewogene Lösung. Sie bietet die volle Funktionalität von Desktop- und Cloud-Anwendungen und ist speziell auf Teams mit wachsender Mitarbeiterzahl ausgelegt. Unternehmen, die höhere Sicherheitsanforderungen oder Compliance-Vorgaben haben, sollten jedoch die Business-Premium-Lizenz in Betracht ziehen. Diese beinhaltet zusätzliche Sicherheitsfeatures wie Advanced Threat Protection und Microsoft Intune, um mobile Geräte zentral zu verwalten und Bedrohungen abzuwehren – ideal für Unternehmen, die auf erweiterte IT-Sicherheit angewiesen sind.
Welche Lizenz eignet sich für große Unternehmen?
Für große Unternehmen, die eine komplexe IT-Infrastruktur und höchste Sicherheitsstandards benötigen, sind die Microsoft 365 Enterprise-Lizenzen (E3 und E5) die optimale Wahl. Sie bieten nicht nur erweiterte Sicherheits- und Compliance-Funktionen, sondern auch zusätzliche Analysetools und flexible Verwaltungsmöglichkeiten für große Benutzergruppen und dezentrale Standorte. Mit Funktionen wie Bedrohungserkennung und -abwehr sowie erweiterter Geräte- und Benutzerverwaltung erfüllen sie die Anforderungen an Datensicherheit und Compliance großer Organisationen.
Optimierung der Lizenznutzung: Mehrwert durch gezielte Auswahl
Die Entscheidung für die passende Microsoft 365-Lizenz wirkt sich nicht nur auf die Kosten, sondern auch auf Sicherheit und Produktivität aus. Unternehmen können durch gezielte Lizenzverteilung und regelmäßige Überprüfung ihrer Nutzung deutliche Vorteile erzielen:
- Kosteneinsparungen durch bedarfsgerechte Lizenzierung: Eine Analyse, welche Abteilungen oder Mitarbeitenden tatsächlich erweiterte Funktionen benötigen, vermeidet unnötige Ausgaben und erlaubt eine flexible Lizenzverteilung.
- Sicherheitsoptimierung mit dem Microsoft Secure Score: Insbesondere die Business-Premium- und Enterprise-Lizenzen bieten Funktionen, die den Secure Score verbessern. Dazu zählen Multi-Faktor-Authentifizierung, erweiterte Bedrohungserkennung und Zugriffsmanagement. Ein hoher Secure Score zeigt eine gute Sicherheitslage und stärkt den Schutz vor Cyberangriffen.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Microsoft 365-Lizenzen lassen sich problemlos kombinieren und können so jederzeit an wachsende Anforderungen oder veränderte Teams angepasst werden.
Die BLUE Consult bietet eine umfassende und detaillierte Lizenzanalyse, bei der wir gezielt Einsparpotenziale identifizieren und eine klare Beratung zur optimalen Lizenzverteilung in Ihrem Unternehmen durchführen.
Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass Sie die richtigen Lizenzen im Einsatz haben, um unnötige Kosten zu vermeiden und Ihre IT-Struktur effizient zu gestalten.
Fazit: Die passende Lizenzierung als Wettbewerbsvorteil
Eine durchdachte Lizenzstrategie ermöglicht es Unternehmen, ihre Betriebskosten zu senken und gleichzeitig eine hohe Sicherheits- und Produktivitätsbasis zu schaffen. Kleine Unternehmen finden in Business Basic eine budgetfreundliche Lösung, mittelständische Unternehmen profitieren von Business Standard oder Premium, während große Unternehmen mit Enterprise-Lizenzen umfassende Funktionen für Compliance und IT-Sicherheit erhalten. Die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Lizenzen an die Bedürfnisse des Unternehmens schaffen eine solide Grundlage, um das volle Potenzial von Microsoft 365 auszuschöpfen und gleichzeitig das IT-Budget zu entlasten.
So wird Microsoft 365 nicht nur zum Werkzeug für die tägliche Arbeit, sondern auch zu einem strategischen Element, das Sicherheit und Effizienz im Unternehmen stärkt.